El análisis de inventarios es una herramienta de vital importancia para el control de gastos e inversión, a través de los mínimos y máximos que se pueden manejar en almacenamiento para un flujo efectivo de mercancía y un buen flujo de caja.
¿Cómo se obtiene un buen análisis de inventario?
Se debe tener en cuenta que la herramienta más conocida es el método ABC, la cual indica que existen tres clases de unidades de inventario, especificada de la siguiente manera:
- Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es el más elevado. El principal 70-80% del valor de consumo anual de la empresa generalmente representa solo entre el 10% y el 20% de los artículos de inventario totales.
- Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio. Ese 10-15% de valor de consumo anual generalmente representa el 30% de los artículos de inventario totales.
- Los artículos C, al contrario de los A, son artículos con el menor valor de consumo. El 5% más bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50% de los artículos de inventario totales.
¿Cuál es el objetivo del inventario ABC?
Desde el ámbito del almacenamiento, el método ABC es un análisis de control de inventario que tiene como objetivo optimizar los procesos de organización de las mercancías, donde los elementos más solicitados se encuentren al alcance más rápido y se reduzcan los tiempos de abastecimiento para dicho tipo de productos.
Aplicando los mismos porcentajes, se puede realizar el análisis desde el punto de vista de la inversión, lo cual nos brinda un mejor panorama sobre cuáles son los artículos a los que más debemos prestar mayor o menor atención.
En cuanto a inversión, el análisis se genera de la siguiente manera:
- Los artículos A son cuya inversión representa un 80% del total del inventario y su cantidad en unidades solo representan un 15% del total de artículos.
- Los artículos B concentran el siguiente 15% de inversión y la cantidad de artículos referida en este nivel representa un 25% de las unidades respecto al total.
- Los artículos C son el restante 5% de inversión, sin embargo las cantidades ubicadas en este punto vinculan la mayor cantidad de artículos.
Al realizar el análisis desde el punto de vista de la inversión los artículos que deben tener mayor seguimiento y control son aquellos donde se pueda ver mayor afectado el activo. Por tal razón, se debe tener en cuenta que mayor rotación no implica mayor relevancia de los artículos.
Caso práctico de análisis de inventario ABC
Explicación del caso
En una bodega se encuentran almacenados una lista de productos diferenciados por códigos. Se requiere:
(1) Ordenar los productos de acuerdo a la rotación en tres bloques: A- Rotación alta, B- Rotación media y C- Rotación baja.
(2) Identificar cuáles son los productos que requieren seguimiento constante y mayores controles de acuerdo a la inversión que requieren.
Desarrollo del caso
1- Datos de inventario.
Se tienen los siguientes datos en una tabla de Excel, a los cuales se les realiza el procedimiento que expliqué anteriormente.
Por cantidad de elementos que rotan se organiza de manera descendente, lo cual permite un orden de rotación por volumen, evidenciando que el 48% de los artículos deben ser organizados en la parte posterior de la bodega, o zona de baja rotación.
Sin embargo, los artículos A y B representan en total un 52% en el cual están organizados los artículos con una rotación media y alta, es decir, solo 10 artículos generan cerca del 80% de movimiento. Por esta razón, deben estar más cerca del área de despacho.
Realizando el análisis desde el diagrama de Pareto, identificamos que para el caso planteado se cumplen los porcentajes estimados.
Recordemos que por tratarse de volúmenes altos el único porcentaje que se cumple es de 100%, y los estimados se usan para tener un rango de control.
Inventario con valor de inversión
El análisis de la inversión efectuada por medio del método ABC, nos indica que la variedad de artículos ocasiona que su importancia en términos de inversión esté concentrada en un 34% del total de artículos. Así que además de tener en cuenta la organización para mejorar el proceso de distribución, se debe tener especial cuidado con artículos cuya rotación es alta y su inversión es paralela.
También, se debe tener en cuenta que, por lo general las altas inversiones son de baja rotación, pero como toda regla tiene sus excepciones.
La variación en porcentajes permite evidenciar que la alta volatilidad en ellos depende de la cantidad de datos a analizar y la cantidad de artículos vinculados a la etiqueta A (alta inversión) es variable de acuerdo al desarrollo de cada negocio.
Ventajas del análisis de inventario
- El orden de la mercancía permite una mayor productividad en términos de tiempos de distribución.
- La distribución de la mercancía de manera adecuada de acuerdo a su nivel de rotación brinda una reducción de accidentes debido al mejor aprovechamiento de los espacios.
- El conocer los gastos o la inversión que se requiere para la adquisición y almacenamiento de los diferentes artículos ofrece la posibilidad de establecer mayores controles sobre la mercancía que se considere muy relevante para los activos.
- Según la capacidad de cada empresa se puede establecer un cronograma de compras de acuerdo a la rotación y nivel de inversión de los artículos.
Conclusión
Las perdidas relacionadas con gastos de la operatividad de un negocio regularmente están relacionadas con diferencias o faltantes en los inventarios, de igual manera gran parte de las quejas reportadas por los usuarios de una empresa están vinculados a los tiempos de entrega de mercancía, el análisis de inventarios permite reducir en un 80% estas novedades a través del orden y control de los artículos almacenados en una bodega sin importar su tamaño.
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